1. Quién presta el servicio
El servicio se presta bajo la marca PQRS Services por HERNANDEZ ASAF DAVID, identificado con NIT 1014857324-1, con domicilio en CL 100 # 49-97, Bogotá, Colombia.
Contacto y notificaciones: hola@pqrsservices.com.
2. Documentos contractuales y aceptación
La relación comercial se perfecciona mediante la propuesta aceptada, orden de servicio o contrato firmado por el representante autorizado del conjunto. Ese documento particular identifica, como mínimo, el alcance, el precio, la duración, la modalidad de pago y la fecha de inicio. Estas condiciones generales y la política de pagos lo complementan.
La aceptación de una invitación por un ADMIN, CONSEJO o RESIDENTE regula el uso personal de su cuenta, la confidencialidad y el tratamiento de sus datos, pero no convierte por sí sola a ese usuario en representante contractual del conjunto. Quien firme o acepte la orden en nombre del conjunto declara que cuenta con las facultades o autorizaciones necesarias.
Podemos conservar como evidencia la firma, el mensaje de datos, la fecha, la hora, la identidad disponible y la versión aceptada. De acuerdo con la Ley 527 de 1999, no se negarán efectos jurídicos a una manifestación por el solo hecho de constar en un mensaje de datos, siempre que el método utilizado permita identificar a su autor y expresar su aprobación de forma confiable.
Si existe una diferencia, la orden de servicio o contrato firmado prevalece sobre estas condiciones respecto de las condiciones comerciales particulares. Estas condiciones prevalecen respecto de las reglas generales de uso, seguridad y operación que no hayan sido modificadas expresamente por escrito.
3. Qué incluye el servicio
PQRS Services es una herramienta web para radicar, clasificar, atender, consultar y reportar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de un conjunto residencial. Incluye cuentas por rol, seguimiento de casos, evidencias, notificaciones por correo y reportes de gestión.
El precio, el número de unidades contratadas, el plazo y los módulos incluidos constan en la orden de servicio o contrato. La sección Licencias y pagos permite consultar el estado operativo registrado en la plataforma; si existe una diferencia documental, debe reportarse para corregirla antes del siguiente cobro.
4. Cuentas y acceso
- El administrador del conjunto invita a las personas autorizadas y les asigna su rol.
- Cada usuario debe proteger sus credenciales y avisar de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.
- Las cuentas son personales e intransferibles; no deben compartirse entre varias personas.
- PQRS Services puede bloquear una cuenta de forma temporal ante un riesgo de seguridad comprobado o un incumplimiento grave de estas condiciones, informando al conjunto.
- Al terminar la relación laboral o el encargo de una persona, el conjunto debe desactivar su cuenta.
5. Obligaciones del conjunto
- Definir quiénes acceden, con qué rol, y revisar periódicamente sus usuarios activos.
- Usar la plataforma únicamente para la gestión del conjunto y para fines lícitos.
- Mantener actualizados sus datos de contacto, de facturación y su información operativa.
- Contar con la autorización de tratamiento de datos de sus residentes y demás titulares cuya información cargue a la plataforma. Esta obligación es del conjunto y no de PQRS Services.
- Responder por el contenido que sus usuarios publiquen en las PQRS, incluidas fotografías y evidencias.
- Mantener un medio de pago vigente mientras la suscripción esté activa.
6. Disponibilidad del servicio
El servicio se presta a través de internet y se ofrece en el estado en que se encuentra. Hacemos un esfuerzo razonable y continuo por mantenerlo disponible, pero no garantizamos operación ininterrumpida ni ausencia total de errores.
Puede haber interrupciones por mantenimiento programado, fallas de proveedores de infraestructura, cortes de conectividad o eventos de fuerza mayor. Cuando el mantenimiento sea programado y afecte el uso normal, avisaremos con antelación por correo. Salvo pacto expreso y escrito en contrario, este contrato no incluye un acuerdo de nivel de servicio (ANS) con porcentaje de disponibilidad garantizado.
7. Precio, impuestos y cambios de tarifa
La tarifa se informa en la propuesta u orden antes de contratar y depende del número de unidades y del alcance habilitado para el conjunto. A la fecha de vigencia de este documento el prestador no es responsable de IVA, por lo que el precio mostrado es el valor total a pagar. Si esa condición cambia por disposición legal o por el volumen de operaciones, se informará antes de aplicar el impuesto.
La tarifa pactada se mantiene durante el periodo anual de servicio en curso, salvo cambio solicitado en unidades o módulos, impuestos exigibles o acuerdo escrito entre las partes. Todo ajuste para una renovación se comunicará al correo del administrador con al menos 30 días calendario de anticipación y se aplicará desde el siguiente periodo anual, no retroactivamente. El conjunto puede comunicar su decisión de no renovar antes de que el nuevo precio entre en vigor.
Las condiciones de cobro, periodo de gracia, suspensión, cancelación y reembolso están en la política de pagos, que hace parte integral de este contrato.
8. Uso permitido
- No intentar acceder a la información de otro conjunto, de otro usuario ni a áreas no autorizadas de la plataforma.
- No cargar contenido ilegal, difamatorio, malicioso o que vulnere derechos de terceros.
- No realizar pruebas de seguridad, ingeniería inversa, automatizaciones ni extracciones masivas de datos sin autorización escrita.
- No usar el servicio para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas.
- No revender, sublicenciar ni ceder el acceso a un tercero sin autorización escrita.
El incumplimiento grave de esta sección permite suspender el acceso de forma inmediata.
9. Propiedad intelectual
El software, la marca, el diseño, la documentación y el código de PQRS Services son y seguirán siendo propiedad de HERNANDEZ ASAF DAVID. El contrato otorga al conjunto una licencia de uso limitada, no exclusiva, revocable e intransferible, vigente mientras la suscripción esté al día.
La información y los datos que el conjunto carga a la plataforma son del conjunto. No los vendemos, no los cedemos y no los usamos para fines distintos de prestar el servicio.
10. Límite de responsabilidad
En la medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total de HERNANDEZ ASAF DAVID frente al conjunto, por cualquier causa y durante toda la vigencia del contrato, se limita a las sumas efectivamente pagadas por el conjunto en los 3 meses anteriores al hecho que origina la reclamación.
No respondemos por:
- Lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional ni perjuicios indirectos o imprevisibles.
- Decisiones que el conjunto, su administración o su consejo tomen con base en la información de la plataforma.
- El contenido que los usuarios del conjunto publiquen en las PQRS o en las evidencias.
- Fallas de proveedores externos de infraestructura, correo o pagos, más allá de gestionar razonablemente su solución.
- Pérdida de información causada por el uso indebido de las cuentas del conjunto o por la eliminación de datos hecha por sus propios usuarios.
Este límite no aplica a los casos en que la ley no permite limitar la responsabilidad, en particular el dolo y la culpa grave.
11. Protección de datos personales
Para los datos personales de los residentes y demás titulares del conjunto, el conjunto actúa como Responsable del Tratamiento y PQRS Services como Encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Las obligaciones de cada parte, las medidas de seguridad, la gestión de incidentes y la devolución o eliminación de la información están en la política de tratamiento de datos, que incluye el acuerdo de encargo y hace parte integral de este contrato.
12. Confidencialidad
Cada parte se obliga a mantener reserva sobre la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, y a usarla solo para ejecutarlo. Esta obligación permanece vigente por dos años después de terminar la relación.
13. Vigencia y terminación
El contrato rige por el plazo indicado en la orden de servicio o contrato firmado. Puede ser de uno o varios años y, para efectos de precio, renovación y terminación, se organiza en periodos anuales de servicio. La periodicidad del cobro —mensual manual, mensual automática o anual anticipada— no modifica ni reduce el plazo contratado.
La renovación automática del contrato solo opera si fue pactada expresamente. En caso contrario, las partes acordarán la renovación por escrito. Cuando exista renovación automática, cualquiera de las partes puede comunicar su decisión de no renovar con al menos 30 días calendario de anticipación al vencimiento del periodo en curso, salvo que la orden establezca un plazo distinto.
La terminación antes del vencimiento se rige por la política de pagos. Desactivar un cobro automático no termina por sí mismo el contrato ni extingue valores ya causados.
Podemos terminar el contrato de forma anticipada por falta de pago sostenida o por incumplimiento grave de la sección 8, previo requerimiento y oportunidad razonable de subsanar cuando el incumplimiento sea corregible. Al terminar, el conjunto puede solicitar la exportación de su información dentro de los 30 días calendario siguientes, después de los cuales procederemos a su eliminación conforme a la política de privacidad.
14. Cambios en estas condiciones
Podemos actualizar este documento por razones legales, de seguridad u operativas. Los cambios relevantes se comunicarán al correo del administrador con al menos 30 días calendario de anticipación y se publicará la nueva versión con su fecha de vigencia. Un cambio general no altera de forma retroactiva el precio, el plazo ni un beneficio comercial pactado para el periodo anual en curso. Cuando una modificación requiera aceptación expresa, se solicitará antes de aplicarla.
15. Ley aplicable y solución de controversias
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa dentro de los 30 días calendario siguientes a la comunicación escrita del reclamo. Si no se logra un acuerdo, la controversia se someterá a los jueces de la República competentes en Bogotá, Colombia.
Para cualquier solicitud escribe a hola@pqrsservices.com.