1. Precio
La tarifa depende del número de unidades y del alcance contratado. Se informa en la propuesta u orden de servicio antes de la firma y se refleja en Licencias y pagos. No se cobra un concepto que no haya sido informado y aceptado previamente.
A la fecha de vigencia de este documento el prestador no es responsable de IVA, por lo que el valor mostrado es el total a pagar. Si esa condición cambia, se informará antes de aplicar el impuesto.
Si el conjunto solicita cambiar su número de unidades o módulos, la nueva tarifa aplica desde la fecha o el periodo acordado por escrito, nunca de forma retroactiva.
2. Periodo de prueba
Un conjunto tendrá prueba gratuita de 15 días calendario únicamente cuando esa condición aparezca en su propuesta, orden o cuenta. La prueba no genera cobros automáticos y no constituye un derecho automático para todas las contrataciones.
Cuando se acuerde un piloto pagado con duración, acompañamiento, alcance o implementación particular, esas condiciones se informan por escrito antes del cobro y prevalecen para ese conjunto.
3. Modalidades de pago y renovación automática
El plazo del contrato y la periodicidad del pago son conceptos distintos. El conjunto puede cumplir el precio contratado mediante una de estas modalidades, definida por escrito antes del primer cobro:
- Mensual manual: el conjunto realiza cada pago por el canal autorizado y la plataforma lo registra o concilia.
- Mensual automática: Wompi cobra cada mensualidad al medio de pago autorizado por el conjunto.
- Anual anticipada: se pagan doce (12) mensualidades por adelantado con un descuento del 10 % sobre la tarifa mensual de lista y se obtiene cobertura por doce meses.
El cobro recurrente solo se activa cuando el ADMIN lo autoriza expresamente en la pantalla de Wompi. Elegir pago manual o anual anticipado no autoriza débitos automáticos. La plataforma no almacena el número completo ni el código de seguridad de la tarjeta.
- Quien elija cobro automático debe mantener un medio de pago válido y con fondos suficientes.
- La fecha del siguiente cobro se muestra siempre en la sección Licencias y pagos.
- En la modalidad anual se avisa al correo del administrador antes de la renovación, para que pueda decidir con tiempo.
- El conjunto puede revocar el cobro automático desde la plataforma. Desde ese momento deberá pagar por otro medio autorizado mientras el contrato siga vigente.
- El descuento anual no es acumulable con otros descuentos comerciales sobre el mismo periodo.
- Los datos de la tarjeta se procesan directamente en la pasarela de pagos y no se almacenan en nuestros servidores.
4. Pago rechazado, periodo de gracia y suspensión
Si un cobro es rechazado, se informa al administrador por correo y en la plataforma, con la causa reportada por la pasarela y la opción de actualizar el medio de pago.
- A partir del rechazo se abre un periodo de gracia no inferior a 5 días calendario para regularizar la cuenta, durante el cual el servicio sigue funcionando con normalidad.
- Si al terminar la gracia la cuenta sigue en mora, el acceso se suspende.
- La suspensión bloquea el acceso, pero no elimina la información del conjunto.
- Al regularizar el pago, el acceso se restablece con toda la información intacta.
Podemos ampliar el periodo de gracia, nunca reducirlo por debajo de 5 días sin comunicarlo con 30 días calendario de anticipación.
5. No renovación y terminación anticipada
Para no renovar al vencimiento, el representante autorizado debe escribir a hola@pqrsservices.com con al menos 30 días calendario de anticipación, salvo que la orden de servicio establezca otro plazo. La solicitud debe identificar el conjunto y la fecha de terminación deseada.
- La no renovación o terminación confirmada detiene cobros posteriores a la fecha efectiva.
- Revocar el débito automático no termina el contrato ni elimina obligaciones ya causadas; solo cambia el mecanismo de cobro.
- Si el pago es mensual y la orden otorgó un beneficio económico sustancial a cambio de permanencia, la terminación anticipada sin causa podrá generar una compensación limitada al menor valor entre 2 mensualidades netas y las mensualidades pendientes del periodo anual de servicio en curso. La compensación debe estar indicada expresamente en la orden; si no lo está, no se presume.
- Cada año de un contrato multianual se trata como un periodo anual de servicio para calcular renovaciones, ajustes y una eventual terminación anticipada.
- Si la terminación se debe a un incumplimiento grave y no subsanado de PQRS Services, no se aplica compensación y procede el reembolso proporcional de saldos pagados no prestados.
- Al terminar, el conjunto dispone de 30 días calendario para solicitar la exportación de su información antes de su eliminación, sin perjuicio de los datos que deban conservarse por ley.
Si a la relación le resulta aplicable el Estatuto del Consumidor, cualquier permanencia mínima deberá constar expresamente, estar asociada a una ventaja sustancial y respetar el límite de un año y las demás condiciones del artículo 41 de la Ley 1480 de 2011. Cuando la ley lo exija, se ofrecerá también una alternativa sin permanencia mínima para que el cliente pueda comparar.
6. Retracto y reembolsos
Retracto cuando resulte legalmente aplicable. El conjunto puede solicitarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer pago, comunicándolo a hola@pqrsservices.com. En ese caso se reembolsa el valor que corresponda conforme a la ley, el inicio efectivo del servicio y las condiciones particulares aceptadas. Esta cláusula no reduce derechos irrenunciables que resulten aplicables.
Reembolsos por falla del servicio. Si por causa atribuible a nosotros el servicio permanece indisponible de forma continua por más de 72 horas dentro de un mismo periodo facturado, el conjunto puede solicitar el reembolso proporcional a los días afectados.
Terminación de una anualidad pagada. El conjunto puede mantener el servicio hasta el final del periodo cubierto o solicitar el reembolso de los meses completos no utilizados. Para calcular el reembolso, los meses completos ya consumidos se liquidan a la tarifa mensual de lista y se resta ese valor del pago recibido. No se acumula una compensación adicional por terminación sobre este mismo periodo y nunca se exige más de lo ya pagado por la anualidad.
Fuera de estos casos, los periodos mensuales ya iniciados no son reembolsables. Cualquier reembolso está sujeto a las reglas operativas de la pasarela de pagos.
7. Comprobantes y facturación
Cada pago aprobado queda registrado en la plataforma con su fecha, valor, medio de pago y referencia, y es consultable y descargable por el administrador desde Licencias y pagos. El PDF generado por la plataforma es un comprobante operativo del pago y no equivale a una factura electrónica ni a un documento tributario. Si la normativa exige un documento tributario, se expedirá por el mecanismo habilitado para ese fin y se remitirá al correo de facturación registrado.
8. Cambios de tarifa
Todo cambio de precio se comunica al correo del administrador con al menos 30 días calendario de anticipación y solo aplica desde el siguiente periodo anual de servicio. Si el conjunto no lo acepta, puede comunicar la no renovación antes de que entre en vigor, sin perder el periodo ya pagado. Un cambio de unidades, módulos, impuestos o un acuerdo escrito puede producir un ajuste distinto en la fecha pactada.
9. Reclamos sobre un cobro
Para revisar un cobro, escribe a hola@pqrsservices.com con el nombre del conjunto, la fecha, el valor y la referencia del pago. Respondemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
Nunca envíes contraseñas, códigos de seguridad ni el número completo de una tarjeta. No te los vamos a pedir por ningún canal.
10. Prevalencia de la orden de servicio
La propuesta, orden de servicio o contrato firmado define las condiciones particulares del conjunto. Si existe una diferencia con esta política, prevalece ese documento respecto del plazo, precio, alcance, forma de pago, beneficios de permanencia y fechas expresamente negociadas. Ninguna pantalla de la plataforma modifica por sí sola una condición contractual firmada.